Mengenal Office Automation System

• January 21, 2020
• admin
• Artikel
• 1

Office Automation System (OAS) merupakan penggunaan sistem untuk meningkatkan produktivitas dan alur kerja serta mendukung akselerasi transformasi digital. Solusi OAS kami mengadopsi metode sistem keamanan terkini untuk menjamin integritas alur bisnis yang ada.

Office Automation System (OAS) terkadang disebut juga dengan otomatisasi kantor, itu merupakan salah satu teknologi perkantoran, merupakan usaha yang dilakukan untuk pengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Tujuan akhir dari Office Automation System ini mengurangi penggunaan kertas (paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja.

Tipe Office Automation System (OAS)

• Personal Information System.
• Work Group Information System.

Jenis-jenis Aplikasi yang digunakan dalam Office Automation

1. E-mail

Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik (email) efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.

2. Pengolah Kata

Aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

3. Voice Mail

Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.

4. Kalender Elektronik

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.

5. Audio Call

Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisienkan waktu penyampaian pesan.

6. Video Call

Salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah.

7. Konferensi Komputer

Salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Konferensi komputer dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.

8. Transmisi Faksimile

Digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Faksimile berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah secara cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis.

9. Videotext

Komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT.

10. Pencitraan

Penggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas atau mikrofilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah.

11. Desktop Publishing (DTP)

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, yang dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG (What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Konsep Office Automation System (OAS) menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT yang mencangkup hardware dan software dalam berkomunikasi baik dengan satu unit maupun banyak unit. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT melalui sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakai lainnya melalui server tersebut. Semua informasi dan dokumen disimpan di dalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta internet seorang user akan dapat berkomunikasi sengan pemakai lainnya tanpa ditentukan ataupun dibatasi oleh jarak dan waktu.

1 comment on “Mengenal Office Automation System”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *